EDMS

Electronic Documen Management Systems adalah (EDMS) bagian dari BIS (Bussiness Information Systems). Sistem ini bertujuan untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital

Fungsi-fungsi EDMS yaitu:

• Penyimpanan dan peng-indeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah;
• Iintegrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan;
• Memungkinkan kerja kolaborasi;
• Menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen

Keuntungan dalam penerapaan EDMS :

1. Kemudahan Dalam pencarian dokumen

-Dengan tersedianya fitur Optical Character Recognition (OCR), Informasi dengan format gambar akan di-extract ke bentuk text, sehingga pencarian terhadap isi dari dokumen dapat dilakukan

-Fitur auto complete dan intellegent search akan memberikan user menentukan parameter pencarian.

2. Document ersioning and controling

Perubahan terhadap dokumen terdokumentasi oleh sistem dengan versi dokumen yang menunjukkan riwayat dokumen serta siapa yang melakukan perubahan. User tidak perlu takut kehilangan data sebelum dilakukakannya perubahan.

3. Security Access

Keamanan akses dokumen dilindungi oleh sistem. Selain itu juga dapat dilakukan blackening terhadap dokumen, sehingga user hanya dapat membaca sebagian konten yang digunakan.

4. Workflow

Alur pengiriman dan persetujuan terhadap dokumen dapat dilakukan dengan kemudahan kastemisasi alur yang dilakukan secara grafis.

5. Sharing

Kemudahan sharing dokumen melalui email ataupun intgrasi dengan paket software perkantoran lainnya.